О состоянии и перспективах развития системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ РЕШЕНИЕ КОЛЛЕГИИ 24 января 2005 г. № 2 О состоянии и перспективах развития системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации Заслушав и обсудив вопрос о состоянии и перспективах развития системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, коллегия отмечает его особую значимость в решении проблемы обеспечения сохранности и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, организации управления этим важным информационным ресурсом. Создана правовая основа государственного учета. В соответствии со ст. 19 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Организована разработка и внедрение в практику работы архивных учреждений программных комплексов (ПК) - "Архивный фонд" и "Фондовый каталог", в основе которых — обеспечение преемственности с традиционными формами и методами учета, базирующееся на единстве учетных показателей в электронном и традиционном форматах; возможность тиражирования программного обеспечения для организации его использования не только на . объектах архивной отрасли, но и в хранилищах Архивного фонда Российской Федерации любой ведомственной принадлежности. Важное значение для расширения работ по созданию системы автоматизированного государственного учета имело принятие Правительством Российской Федерации подпрограммы "Архивы России" федеральной целевой программы "Культура России (2001-2005 годы)". В ходе ее реализации выделялись определенные средства на приобретение компьютерной техники для государственных и муниципальных архивов, которая используется, главным образом, для ведения БД "Архивный фонд" и "Фондовый каталог". Улучшению организации работы способствовала подготовка Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, создание Центра информационных технологий с функциями ведения централизованного автоматизированного государственного учета, в том числе -Центрального фондового каталога (ЦФК) Росархива - главного элемента системы, аккумулирующего сведения о составе и содержании архивных фондов в общероссийском масштабе. В результате указанных и других мероприятий обеспечено внедрение отраслевого ПК "Архивный фонд" в работу практически всех федеральных архивов, 67% государственных архивов субъектов Российской Федерации и 24% муниципальных архивов. БД "Фондовый каталог" ведут 33 органа управления архивным делом субъектов Российской Федерации. В БД «ЦФК Росархива» уже включены сведения о более чем 380,0 тыс. фондах или 45,3% от числа хранящихся в государственных и муниципальных архивах России. Однако работа по созданию системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации еще далека от завершения. Ее развитие связано с расширением охвата автоматизированным учетом всех хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации, укреплением нормативной, технической, технологической и кадровой базы функционирования системы. В решении этих проблем особое значение имеет укрепление взаимодействия структур разной ведомственной подчиненности, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации. КОЛЛЕГИЯ РЕШИЛА: 1. Одобрить проделанную Федеральным архивным агентством (В.П.Козлов) работу по созданию системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. 2. Определить в качестве перспективных задач ее развития на период до 2015 г.: 2.1. Включение в систему сведений обо всех фондах, хранящихся в государственных и муниципальных архивах России, осуществление аналогичной работы по архивным фондам, хранящимся в государственных и муниципальных музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, а также в федеральных органах исполнительной власти и организациях (в том числе академиях наук Российской Федерации, имеющих государственный статус), осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации в законодательно установленном порядке. 2.2. Обеспечение публичности информации ЦФК Росархива, не имеющей служебного статуса. 3. Федеральному архивному агентству (В.П.Козлов): 3.1.Включить в перечень бюджетных программ Росархива на период до 2007 г. программу "Совершенствование государственного учета и научно-справочного аппарата". 3.2. В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" в целях создания современной нормативной базы подготовить и представить в Минкультуры России в 2006 г. для утверждения в установленном порядке проект новой редакции Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, предусматривающей проведение этой работы в автоматизированном режиме; 3.3. Проработать вопрос об организации использования информации ЦФК Росархива, в том числе с помощью сети Интернет, и представить предложения в 2005 г. в Минкультуры России; 3.3. Организовать в 2005-2007 гг. в рамках научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов совещания-семинары по внедрению в практику ПК "Архивный фонд" и "Фондовый каталог" с участием сотрудников государственных и муниципальных музеев и библиотек, организаций Российской академии наук, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации 3.4. Совместно с Федеральным агентством по культуре и кинематографии (М.Е.Швыдкой) наметить и осуществить в 2005-2010 гг. комплекс мер по внедрению в федеральных музеях и библиотеках, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, системы автоматизированного государственного учета. 3.5. По согласованию с Российской академией наук, а также с федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус), осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации в законодательно установленном порядке проработать в течение 2005 г. вопрос о включении в систему автоматизированного государственного учета сведений об архивных фондах и документах, хранящихся в организациях РАН. 4. Департаменту государственной политики (Ю.И.Бундин) и Финансово-экономическому департаменту (К.В.Карнович) Минкультуры России при разработке федеральной целевой программы "Культура России (2006-2010 годы)" учесть необходимость финансового обеспечения работ по развитию системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. 5. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на Департамент государственной политики Минкультуры России (Ю.И.Бундин). Председатель коллегии, Министр А.С. Соколов