Об организации доступа пользователей к документам Архивного фонда Российской Федерации, хранящимся в федеральных государственных архивах

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РЕШЕНИЕ КОЛЛЕГИИ

27 мая 2009 г.
№ 6

Москва

Об организации доступа пользователей к документам Архивного фонда Российской Федерации, хранящимся в федеральных государственных архивах

Федеральные государственные архивы обеспечивают доступ пользователей к документам Архивного фонда Российской Федерации, предоставляя архивную информацию в соответствии с их запросами, через организацию рассекречивания документов, выставочную, публикационную деятельность, а также в читальных залах архивов и с использованием современных информационных технологий, в том числе сети Интернет.

Вопросы рассекречивания документов, публикационной и выставочной деятельности коллегия Минкультуры России рассматривала в 2005 - 2008 гг., по ним приняты и выполняются соответствующие решения.

Наиболее подготовленная часть пользователей, в том числе молодежь. получает доступ к документам Архивного фонда Российской Федерации через читальные залы архивов, а также с использованием сети Интернет.

За последние пять лет количество читальных залов в федеральных государственных архивах и посадочных мест в них увеличилось. В конце 2008 г. возобновили прием пользователей после переезда в новые здания Российский государственный исторический архив (РГИА) и Российский государственный архив Военно-Морского Флота (РГАВМФ) в г. Санкт-Петербурге, в которых созданы комфортные условия для работы с архивными документами, в том числе с использованием электронных поисковых систем. Полностью модернизированы с увеличением посадочных мест читальные залы Российского государственного архива литературы и искусства, Государственного архива Российской Федерации и Российского государственного архива экономики (г. Москва), где также установлены современные электронные поисковые системы. Все читальные залы федеральных государственных архивов оснащены системами видеонаблюдения, другим необходимым техническим оборудованием и средствами поиска архивной информации.

В настоящее время федеральные государственные архивы располагают 37 читальными залами на 841 посадочное место, из них 6 залов - для работы с секретными документами. В среднем в год читальные залы федеральных государственных архивов принимают 10 тысяч пользователей (пик в 2004 г. -12 тыс.), из них 1,5-2 тыс. зарубежных; число посещений от 92,2 тыс. в 2004 г. до 54,5 тыс. в 2007 г. (сокращение, в основном, связано с длительным закрытием читальных залов РГИА и РГАВМФ).

В год пользователям читальных залов в среднем выдается более 250 тыс. подлинных дел и 90 тыс. единиц хранения фонда пользования, а также значительное количество печатных изданий, в том числе редких и уникальных. В целях обеспечения сохранности документов федеральные государственные архивы увеличивают объем выдачи в читальные залы копий фонда пользования, что стало возможным в результате планомерной работы по его созданию.

Важным инструментом информирования пользователей о работе читальных залов, установленных правилах и ограничениях, о составе и содержании документов архивов и имеющемся НСА являются общеотраслевой портал «Архивы России», сайты архивов. В 2008 г. на портале «Архивы России» зарегистрировано более 1 млн. посещений.

За последние годы произошел определенный прорыв в части создания электронных ресурсов, обеспечивающих оперативный и адресный поиск архивной информации: переведены в электронный формат описи, путеводители, справочники, перечни и обзоры документов, разработаны информационно-поисковые системы, базы данных, доступные пользователям как в локальном, так и в удаленном доступе. Постоянно пополняется БД «Путеводители по российским архивам» на сайте л Архивы России», где размещено 80 актуальных путеводителей и справочников по государственным архивам, в том числе 31 по федеральным государственным архивам.

Часть пользователей получает доступ к документам Архивного фонда Российской Федерации путем обращения с запросами в архивы. Ежегодно федеральные государственные архивы исполняют 12 тыс тематических и генеалогических запросов и 29 тыс. запросов социально-правового характера. На протяжении последних лет наблюдаются стабильно высокие показатели исполнения федеральными государственными архивами запросов об обеспечении прав и законных интересов граждан, и эти показатели имеют тенденцию к возрастанию, растет и процент положительных ответов. Так, в 2006 г. исполнено 27,2 тыс. социально-правовых запросов (33% положительных ответов), в 2007 г. - 29,4 тыс. (37%), в 2008 г. 34 тыс. (41% положительных ответов).

Наряду с положительными моментами в организации доступа пользователей к документам Архивного фонда Российской Федерации, хранящимся в федеральных государственных архивах, имеются недостатки и нерешенные проблемы.

Так, пользователей читальных залов федеральных государственных архивов не всегда удовлетворяют графики их работы, сроки и количество выдаваемых дел и документов, высокая стоимость копий архивных документов.

К сожалению, имели место единичные факты краж архивных документов в читальных залах Российского государственного исторического архива Дальнего Востока, Российского государственного архива экономики, Российского государственного архива социально-политической истории, а также отдельные случаи неумышленного повреждения микрофильмов фонда пользования.

Еще не созданы условия для оперативного поиска нужной информации по всему комплексу описей и документов, хранящихся в федеральных государственных архивах, в том числе с использованием сети Интернет. В ряде архивов отсутствует или имеется устаревшее оборудование, в первую очередь читальные аппараты и копировальная техника, не везде есть резерв площадей для обеспечения пользователей посадочными местами.

Имели место нарушения сроков исполнения социально-правовых запросов; недостаточно разработан автоматизированный НСА для быстрого поиска информации по запросам пользователей, не определена предельная стоимость услуг, оказываемых федеральными государственными архивами.

Необходима переработка Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (М., 1998) , прежде всего, в части усиления контроля за сохранностью документов, выдаваемых пользователям в читальные залы.

Дальнейшее совершенствование работы федеральных государственных архивов в части обеспечения оперативного доступа к архивным документам в читальных залах, создания комфортных условий их работы во многом зависит от уровня бюджетного финансирования, в том числе в рамках федеральной целевой программы «Культура России».

Коллегия решила:

1. Одобрить работу федеральных государственных архивов по организации доступа пользователей к документам Архивного фонда Российской Федерации.

2. В целях расширения доступа пользователей к документам Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в федеральных государственных архивах, Федеральному архивному агентству (В.П. Козлов):

- до 2012 года обеспечить читальные залы федеральных государственных архивов достаточным количеством читально-копировальных аппаратов;

- активизировать работу по созданию электронных информационных ресурсов федеральных государственных архивов и их предоставлению пользователям в режимах локального и удаленного доступа;

- организовать в 2009 - 2011 гг. НИОКР с использованием программного комплекса «Архивный фонд (4-я версия)» в целях размещения на портале «Архивы России» полной информации о составе и содержании архивных фондов, хранящихся в федеральных государственных архивах, с возможностями для пользователей расширенного поиска по ней;

- доработать и направить в течение 2009 года на утверждение в Минкультуры России временное «Положение о порядке осуществления работ и оказания услуг на платной основе федеральными государственными учреждениями, подведомственными Росархиву», предусмотрев в нем установление предельной стоимости услуг, оказываемых федеральными государственными архивами:

- подготовить в течение 2009 - 2010 гг. проект новой редакции Правил работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и представить его на утверждение в Минкультуры России.

3. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на заместителя Министра культуры Российской Федерации А.Е. Бусыгина.

Председатель коллегии, Министр А.А.Авдеев