Об организации общероссийского мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях и учреждениях федерального ведения

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ СТАТС-СЕКРЕТАРЬ ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА 103693, Москва, Китайгородский проезд, д. 7 телефон 925-11-95, факс (095) 928-17-91 от 26.12.2003 г. № 149-01-16/01 на № _________от__________200 г. Об организации общероссийского мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях и учреждениях федерального ведения Руководителям организаций и учреждений федерального ведения Министерства культуры Российской Федерации В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июля 2001 г. № 504 «Об общероссийском мониторинге состояния и использования памятников истории и культуры, предметов Музейного фонда Российской Федерации, документов библиотечных фондов, Архивного фонда Российской Федерации, а также Кинофонда» Федеральной архивной службой России издан приказ от 30 мая 2003 г. № 47 «Об организации общероссийского мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» (зарегистрирован Минюстом России 20.06.2003, per. № 4814). Просим обеспечить представление анкет мониторинга в Федеральную архивную службу России (Росархив). Приложение: на 10 л. Е.Э.Чуковская Исп.Андреева Т.А. 928-01-73 ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ (РОСАРХИВ) ПРИКАЗ 30.05.2003 № 47 г. Москва Об организации общероссийского мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации В целях выполнения постановления Правительства Российской Федерации от 5 июля 2001 года № 504 "Об общероссийском мониторинге состояния и использования памятников истории и культуры, предметов Музейного фонда Российской Федерации, документов библиотечных фондов, Архивного фонда Российской Федерации, а также кинофонда" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 16.07.2001, № 29, ст.3015), приказываю: 1. Утвердить формы анкет мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (приложения 1,2). 2. Установить следующий порядок организации мониторинга: 2.1. Объектами мониторинга являются документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в федеральных архивах, федеральных музеях и библиотеках Минкулътуры России; в Архиве Российской академии наук, научных архивах региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, а также региональных научных центров и в научно-отраслевых архивах Российской академии наук; в ведомственных архивах федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организациях федерального подчинения, а также в организациях, хранящих кинодокументы, независимо от их организационно-правовой формы и ведомственной подчиненности. 2.2. Мониторинг проводится 1 раз в 3 года одновременно с паспортизацией государственных и ведомственных архивов, музеев и библиотек, являющейся составной частью мониторинга, по состоянию на 1 января 2004 года, 1 января 2007 года и т.д. Сведения в анкеты включаются по итогам работы за последние три года. 2.3. Федеральные архивы, музеи и библиотеки, Архив Российской академии наук, научные архивы региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, а также региональных научных центров и научно-отраслевые архивы Российской академии наук вместе с паспортами представляют в Росархив 1 раз в 3 года заполненные анкеты мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. 2.4. Федеральные органы исполнительной власти, в ведении которых находятся организации федерального подчинения, хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, обеспечивают представление в Росархив также 1 раз в 3 года к 1 февраля года, следующего за отчетным периодом, сводные анкеты мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации по своим системам, включая организации, в пользовании либо в управлении которых находятся кинодокументы. 2.5. Отдел обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов, отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства и Управление использования архивных документов проводят анализ результатов анкетирования с использованием итогов паспортизации в соответствии с профилем своей деятельности и готовят для представления в Правительство Российской Федерации до 1 июня года, следующего за отчетным периодом, проект отчета об итогах мониторинга. 3. Рекомендовать органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации оказать организациям, находящимся в федеральной собственности, а также федеральным музеям и библиотекам, структурам Российской академии наук необходимую помощь в составлении анкет мониторинга для последующего представления в соответствующие федеральные органы исполнительной власти и Архив Российской академии наук. 4. В целях повышения качества работы по анализу анкет Отделу организации НИР и внедрения автоматизированных архивных технологий проработать с Минкультуры России вопрос о создании программного обеспечения, организации ввода данных и использовании БД "Мониторинг состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации". 5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителей Руководителя Росархива по курирующим направлениям. Руководитель Росархива В.П.Козлов ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к приказу Росархива от 30.05.2003 № 47 (образец) АНКЕТА мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации на 01.01.....хранящихся в название федерального архива, музея, библиотеки, научно-отраслевого архива РАН, федерального органа исполнительной власти 1. Характеристика зданий (помещений) 1Л. ♦1Количество зданий (помещений)2 ________ 1.2. Здание (помещение) (нужное подчеркнуть): специальное приспособленное, в т.ч. памятник архитектуры 1.3. Год постройки ________ 1.4. Год последнего капитального ремонта________ 1.5. Состояние здания (помещения) (удовлетворительное, неудовлетворительное): фундамента стен перекрытий кровли заполнение окон заполнение дверей 1.6. Состояние инженерных сетей (удовлетворительное, неудовлетворительное): отопления водоснабжения канализации 1.7.*♦ Количество аварийных ситуаций по причине неудовлетворительного состояния зданий (помещений) и коммуникаций________ _________________________________________ 1 Музеи, библиотеки, научно-отраслевые архивы РАН заполняют только позиции, отмеченные символом (*), федеральные органы исполнительной власти — отмеченные символом (♦). При этом показываются только здания (помещения), в которых хранятся архивные документы. 2. В случае, если архив расположен в нескольких зданиях (помещениях), сведения по соответствующим показателям даются по каждому зданию отдельно в табличной форме. 1.8.*♦ Количество пострадавших в результате аварийных ситуаций всего: _______ ед.хр., в т.ч. утраченных безвозвратно ________ ед.хр. 1.9. Количество хранилищ 3: ________ , в т.ч. 1.9.1.* ♦ находящихся в аварийном состоянии ________ 1.10. ♦ Количество ед.хр., находящихся в аварийных хранилищах ________ 2. Условия пользования зданиями и помещениями 2.1. Закреплено в оперативное управление: зданий (помещений) __________количество ____________ площадь в м2 2.2. Получено в пользование: зданий (помещений) __________количество ____________ площадь в м2 2.3. Получено в аренду: зданий (помещений) __________количество ____________ площадь в м2 2.4. Сдается в аренду: зданий (помещений) __________количество ____________ площадь в м2 3. Кадровая обеспеченность Количество ед.хр., приходящихся на: 3.1.*♦1 сотрудника архива ________ 3.2. 1 сотрудника отдела обеспечения сохранности________ 4. Охранный режим 4.1. Количество постов охраны: фактическое ________ требуемое ________ 4.2. Площадь помещений, не оборудованных охранной сигнализацией ______ м2 4.3. Площадь помещений, требующих замены охранной сигнализации ______ м2 4.4.* Количество ед.хр., находящихся в хранилищах: не оборудованных охранной сигнализацией ________ оборудованных охранной сигнализацией, требующей замены ________ 4.5. Наличие решеток на окнах нижних этажей (да, нет, частично) 4.6. Наличие полного комплекта ключей от всех помещений (да, нет, частично) 4.7. Наличие инструкций по организации охраны архива (да, нет) __________________________________________________________ 3 Под хранилищем в данном случае понимается изолированное помещение для хранения документов. 5. Противопожарная безопасность 5.1. Площадь помещений, не оборудованных пожарной сигнализацией ______ м2 5.2. Площадь помещений, требующих замены пожарной сигнализации ______ м2 5.3.* Количество ед.хр., находящихся в хранилищах: не оборудованных пожарной сигнализацией_______ оборудованных пожарной сигнализацией, требующей замены ________ 5.4. Состояние электросетей (удовлетворительное, неудовлетворительное) 5.5.* Количество ед.хр., которые размещены в хранилищах, требующих замены электросетей________ 5.6. Наличие системы автоматического пожаротушения (да, нет) 5.7. Техническое состояние системы автоматического пожаротушения (удовлетворительное, неудовлетворительное) 5.8. Обеспеченность огнетушителями (полная, частичная) 5.9.*♦ Аварийные ситуации за отчетный период: количество возгораний ________ количество пострадавших ед.хр. ________ 6. Температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы 6.1. Наличие контрольно-климатических приборов в каждом хранилище (да, нет) 6.2. Соблюдаются ли нормативные параметры температуры и влажности воздуха в хранилищах (да, нет, частично) 6.3. Причины несоблюдения нормативных климатических параметров (нужное .подчеркнуть): хранилища не оборудованы системой кондиционирования воздуха неудовлетворительное техническое состояние системы кондиционирования воздуха иное (указать) ________ 6.4.* Количество ед.хр., находящихся в хранилищах с ненормативным температурно-влажностным режимом ________ 6.5. Количество хранилищ, пораженных: грибком ________ насекомыми ________ грызунами ________ повышенной запыленности ________ 7. Размещение фондов и контроль за движением фондов и дел 7.1. Обеспечивается ли изолированное (обособленное) хранение (да, нет): секретных документов уникальных документов документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни документов на горючей основе страхового фонда 7.2. В среднем выдается за год из хранилищ ______ ед.хр. 7.3. Осуществляется ли полистная проверка дел (да, нет, частично): при выдаче из хранилищ при возврате в хранилища 7.4. Обеспечены ли структурные подразделения архива сейфами для хранения документов, полученных из хранилищ (да, нет, частично) 7.5.*♦ Оборудованы ли читальные залы архива средствами технического контроля за сохранностью документов (да, нет, частично) 7.6.*♦ Имеются ли факты порчи документов пользователями (да, нет) 8. Проверка наличия и состояния документов 8.1. Среднегодовой объем проверки наличия документов ________ 8.2. Соблюдается ли цикличность проверки наличия в соответствии с требованиями нормативных документов (да, нет, частично) 8.3. Практикуется ли опечатывание коробок с документами (да, нет) 8.4.*♦ Числится необнаруженными всего: _______ ед.хр., из них уникальных ________ ед.хр. особо ценных ________ ед.хр., в т.ч. не обнаружены за отчетный период всего: ________ ед.хр., из них уникальных ________ ед.хр. особо ценных ________ ед.хр. 8.5.* Предполагаемые причины отсутствия документов: хищение ________ ед.хр. ошибки при подкладке ________ ед.хр. недостатки в учете документов ________ ед.хр. некачественный прием дел на хранение ________ ед.хр. иное (указать) ________ ед.хр. причина не установлена ________ ед.хр. ' 9. Физическое состояние документов 9.1.*♦ Количество неисправимо поврежденных всего:_____ ед.хр., в т.ч. уникальных ________ ед.хр. особо ценных ________ ед.хр. 9.2.*♦ Количество документов, требующих: реставрации всего: ________ дел, в т.ч. уникальных ______________ дел особо ценных _____________ дел 9.3. ♦ Количество документов, требующих переплета _______ дел 9.4.* Количество документов, требующих дезинфекции ________ дел 9.5.* Количество документов, требующих дезинсекции ________ дел 9.6. Количество документов, требующих консервационно-профилактической обработки: кино ________ ед.хр. фото ________ ед.хр. фоно ________ ед.хр. 9.7. Количество документов, требующих восстановления затухающих текстов ________ л. 10. Статистические сведения о документах Архивного Фонда Российской Федерации, находящихся на хранении в федеральных органах исполнительной власти и подведомственных им организациях федерального подчинения 10.1. Количество организаций федерального подчинения, включая центральный аппарат федерального органа исполнительной власти ________ 10.2. Количество хранящихся дел постоянного хранения: ________ ед.хр., крайние даты ________ , в т.ч. УД ________ ед.хр., крайние даты ________ НТД________ ед.хр., крайние даты ________ кинодокументы ________ ед.хр., крайние даты________ фотодокументы ________ ед.хр., крайние даты ________ фонодокументы________ ед.хр., крайние даты ________ видеодокументы ________ ед.хр., крайние даты ________ 10.3. Количество дел, внесенных в описи, утвержденные ЭПК архивных органов или федеральных архивов: ________ ед.хр., крайние даты ________ , в т.ч. УД ________ ед.хр., крайние даты ________ НТД ________ ед.хр., крайние даты ________ кинодокументы ________ ед.хр., крайние даты ________ фотодокументы ________ ед.хр., крайние даты ________ фонодокументы ________ ед.хр., крайние даты ________ видеодокументы ________ ед.хр., крайние даты ________ 10.4. Количество дел, хранящихся сверхустановленного срока: ________ ед.хр., крайние даты ________ , в т.ч. УД _________ ед.хр., крайние даты ________ НТД ________ ед.хр., крайние даты ______ кинодокументы ________ ед.хр., крайние даты ________ фотодокументы ________ ед.хр., крайние даты _____ фонодокументы ________ ед.хр., крайние даты ________ видеодокументы ________ ед.хр., крайние даты ________ ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к приказу Росархива от 30.05.2003 № 47 (образец) АНКЕТА мониторинга использования документов Архивного фонда Российской Федерации на 01.01...., хранящихся в ______________________________________________ название федерального архива, музея, библиотеки, научно-отраслевого архива РАН 1.* Количество читальных залов, их спецификация________ 2.* Количество посадочных мест для пользователей________ 3. Количество просмотровых аппаратов ________ 4.* Наличие множительной техники (да, нет) 5. Число исследователей: * всего (тыс. чел.)________ , в т.ч. открытый читальный зал ________ закрытый читальный зал ________ 6. Число уникальных посетителей WEB-страницы__________ 7.* Количество посещений читального зала в год (в среднем): всего ________ открытый ________ закрытый________ *в день (в среднем): всего ________ открытый ________ закрытый ________ 8.* Количество пользователей по категориям: 8.1. российские ________ в т.ч. Москва и Санкт-Петербург ________ зарубежные ________ в т.ч. Прибалтика________ стран СНГ ________ 8.2. ученые ________ представители органов государственной власти _________ _________________________________ Музеи, библиотеки, научно-отраслевые архивы РАН заполняют только позиции, отмеченные символом (*) представители учреждений, организаций, предприятий________ представители общественных организаций (в т.ч. религиозных)________ представители коммерческих структур________ студенты________ школьники ________ частные исследователи ________ 9. Количество обращений к: каталогам ________ базам данных ________ 10.* Количество отказов в выдаче: ед.хр. ________ печатных изданий, из НБ ________ микроформ ________ 11.* Причины отказов в выдаче (нужное подчеркнуть): плохое физическое состояние наличие конфиденциальной информации выдача другому пользователю выдача во временное пользование использование в плановой работе сотрудников архива иное (указать) ________ 12.* Количество отказов в изготовлении копий (документов) ________ 13.* Причины отказов в изготовлении копий (нужное подчеркнуть): плохое физическое состояние сшивка листов в переплет неформатные документы уникальные документы конфиденциальная информация иное (указать) ________ 14. Количество заявителей, обратившихся в приемную (справочный стол) архива 15. Число проведенных массовых информационных мероприятий: всего ________ , в т.ч. экскурсии ________ лекции ________ дни открытых дверей ________ школьные уроки ________ иное (указать) ________ 16. Наличие выставочного зала (экспозиционного помещения) (да, нет) 17. Наличие выставочного оборудования, обеспечивающего сохранность документов при экспонировании (да, нет) 18. Количество проведенных выставок: в качестве головной организации всего______ в т.ч. за рубежом с участием архива всего_______ в т.ч. за рубежом 19. Количество посетителей выставок________ 20. Участие в конференциях совещаниях, семинарах, круглых столах: всего _______ , в т.ч. международных ________ 21. Заключено договоров по информационному обеспечению (сборники документов, информационные материалы, копирование и др.): всего _______ , в т.ч. с юридическими лицами ________ с физическими лицами ________ с иностранными партнерами ________ с отечественными партнерами ________ 22. Подготовлено по договорам: тематических перечней ________ обзоров________ генеалогических запросов ________ копий архивных документов ________ иное (указать) ________ 23. Количество сборников документов, подготовленных и не обеспеченных издательской базой ________ 24. Количество грантов, полученных от российских и зарубежных фондов: всего ________ , в т.ч. на подготовку сборников документов и иных информационных продуктов на издание сборников документов и др. ________ на проведение информационных мероприятий (выставка, конференция и др.) 25. Участие в международных проектах и программах: количество проектов (программ) всего в т.ч. завершенных 26. Подготовлено в соответствии с международными .договорами и соглашениями: сборников документов ________ выставок ________ баз данных всего объем в Мегабайтах конференций ________ изготовлено копий архивных документов _______ иное (указать) ________