О внесении изменений в правила делопроизводства в федеральных органах власти

Правительство Российской Федерации п о с т а н о в л я е т:

1. Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации 22.06.2009, № 25, ст. 3060).

2. Федеральным органам исполнительной власти привести свои акты по делопроизводству в соответствие с настоящим постановлением.

Председатель Правительства

Российской Федерации В.ПУТИН

Утверждены 
постановлением Правительства 
Российской Федерации 
от___2011 г. №_____

Изменения, которые вносятся в правила делопроизводства 
в федеральных органах власти

1. Дополнить пункт 4 абзацами следующего содержания:

«электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный образ документа - копия документа, полученная в результате сканирования и хранящаяся в информационной системе;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

система электронного документооборота - система автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.».

2. Пункт 7 дополнить абзацем следующего содержания:

«При подготовке электронных документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов.».

3. Пункт 8 изложить в следующей редакции:

«Образцы бланков, электронные шаблоны бланков документов федерального органа исполнительной власти утверждаются приказом руководителя федерального органа исполнительной власти.».

4. В пункте 9:

подпункт «в» изложить в следующей редакции:

«наименование должности лица-автора документа;»,

подпункт «л» изложить в следующей редакции: «наименование документа либо заголовок к тексту (аннотация документа);»,

дополнить подпунктом «щ» в следующей редакции: «отметка о поступлении документа».

5. Пункт 16 изложить в следующей редакции :

«16. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. При регистрации документов в федеральном органе исполнительной власти при наличии применяется технология штрихового кодирования документов».

6. Пункт 17 изложить в следующей редакции:

«Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти в соответствии с Регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым руководителем федерального органа исполнительной власти.».

7. В пункте 36 исключить нумерацию «36», сохранив его содержание.

8. Раздел VI «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти» изложить в следующей редакции:

«36. К электронным документам, создаваемым и используемым в федеральном органе исполнительной власти, относятся:

электронные документы в текстовом формате, создаваемые в электронно-цифровой форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов в графическом формате, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в информационной системе.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

37. Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные подписи. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

38. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

39. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется федеральным органом исполнительной власти на основе рекомендаций специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти и соответствующего Перечня документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти после согласования со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

40. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти в соответствии с техническими требованиями, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

41. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

42. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи. 
43. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, 
отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

44. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и/или поступающие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнении электронного образа документа с подлинником документа). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника Службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру.

45. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

46. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти.

47. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы формируются в дела-«папки» (директории) в соответствии с номенклатурой дел и индексируются по тем же правилам, что и дела, составленные из документов на бумажном носителе.

48. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

49. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.».

9. В Перечне о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (приложение к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти):

пункт 10 изложить в следующей редакции: «наименование документа либо заголовок к тексту (аннотация документа)».

10. Перечень дополнить пунктом 19 следующей редакции: «Приложения к документу».